Khi công ty phát triển và mở rộng quy mô, việc chuyển đổi địa điểm trụ sở là điều tất yếu. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi các giấy tờ thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty về mặt pháp lý. Nếu bạn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, hãy để công ty dịch vụ chuyển nhà Phú Mỹ Express hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trong bài viết sau.
Các thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty quan trọng
Khi doanh nghiệp quyết định chuyển địa điểm kinh doanh, có 2 trường hợp chính cần lưu ý về mặt thủ tục xin di dời trụ sở:
Đối với các doanh nghiệp nằm trong diện quản lý của Cục Thuế
Nếu công ty bạn đang chịu sự quản lý của Cục Thuế (thường là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, kinh doanh bất động sản, tài chính, chứng khoán…). Thì khi chuyển địa điểm sang quận mới, đơn vị quản lý thuế vẫn sẽ không thay đổi.
Thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty trong trường hợp này khá đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần soạn hồ sơ thông báo thay đổi trụ sở và nộp lên Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố để được cấp lại giấy phép kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới.
Đối với doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý
Đối với các công ty vốn do Chi cục Thuế quản lý, việc chuyển địa điểm kinh doanh sang quận/huyện khác đồng nghĩa đơn vị quản lý thuế cũng sẽ thay đổi theo. Lúc này thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty sẽ bao gồm 3 bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin thay đổi địa chỉ trụ sở và nộp lên Sở KH&ĐT
- Bước 2: Tiến hành các thủ tục chốt sổ thuế hoặc quyết toán thuế với Chi cục Thuế tại quận/huyện cũ
- Bước 3: Sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ thuế tại nơi cũ, doanh nghiệp liên hệ đến Chi cục Thuế ở quận/huyện mới để làm thủ tục đăng ký phương pháp tính thuế, nộp tờ khai và nhận mã số thuế mới nếu có.
Bộ hồ sơ chuyển dời trụ sở công ty gồm những gì?
Thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Bản thông báo thay đổi địa chỉ cần được điền đầy đủ thông tin về địa điểm mới và có chữ ký xác nhận của người đại diện pháp luật
- Khi nộp hồ sơ qua người được ủy quyền, doanh nghiệp phải chuẩn bị giấy ủy quyền có công chứng và bản sao CCCD của người được ủy quyền. Hai loại giấy tờ này cần được công chứng trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Đối với công ty TNHH một thành viên, quyết định thay đổi địa chỉ cần nêu rõ lý do chuyển địa điểm và địa chỉ mới của công ty.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần có biên bản họp và nghị quyết của hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ. Các tài liệu này phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham dự và được lập theo đúng điều lệ công ty.
- Với công ty cổ phần, bộ hồ sơ phải bao gồm biên bản họp và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông thông qua việc thay đổi địa chỉ. Nội dung các văn bản này phải thể hiện đủ tỷ lệ biểu quyết theo quy định của pháp luật.
Các thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty khác cần biết
Ngoài các thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty kể trên, doanh nghiệp còn cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ mới đến đối tác, khách hàng
Để tránh những bất tiện và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch, doanh nghiệp nên chủ động thông báo sớm cho các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp về sự thay đổi địa chỉ liên lạc.
Cách thức thông báo phổ biến và chuyên nghiệp nhất là gửi email chính thức hoặc văn bản đảm bảo thông tin được truyền tải đầy đủ, kịp thời. Song song với đó, công ty cũng cần cập nhật địa chỉ mới trên trang web chính thức, các trang mạng xã hội, hồ sơ năng lực.
Khắc dấu mới
Đối với con dấu doanh nghiệp, khắc dấu mới là bắt buộc khi thay đổi địa chỉ sang quận khác vì thông tin quận/huyện được thể hiện trên con dấu. Quy trình khắc dấu mới thường mất 2-3 ngày làm việc và cần đăng ký mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền.
Cập nhập địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại cơ quan thuế mới, nhưng không cần chốt hay hủy hóa đơn cũ. Trong thời gian chờ xử lý hồ sơ, doanh nghiệp vẫn có thể xuất hóa đơn bình thường cho đến khi có thông báo từ cơ quan thuế.
Thủ tục cần thực hiện tại cơ quan BHXH
Liên quan đến BHXH, công ty cần làm thủ tục báo giảm tại quận cũ và thanh toán các khoản nợ BHXH nếu có. Sau đó, tiến hành xin cấp mã số BHXH mới và báo tăng lại cho toàn bộ nhân viên tại quận mới để đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Xem thêm: Công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hàng đầu TPHCM | Uy tín
Trên đây là toàn bộ thông tin về thủ tục chuyển dời trụ sở văn phòng công ty – những vấn đề quan trọng doanh nghiệp cần biết. Mong rằng những chia sẻ là hữu ích và nếu cần đơn vị hỗ trợ chuyển văn phòng trọn gói hãy liên hệ ngay với Phú Mỹ Express.
