Tìm hiểu kinh nghiệm phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng là việc làm vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nó giúp cả quá trình trở nên dễ dàng và đỡ mất sức hơn, đồng thời cũng hạn chế vấn đề thất lạc, hư hỏng. Đó là những kinh nghiệm gì? Mời bạn hãy cùng chúng tôi đi khám phá ngay trong bài viết sau đây.
1. Như thế nào là phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng?
Hầu hết mọi công ty đều sở hữu đa dạng rất nhiều loại hồ sơ, tài liệu khác nhau. Thâm niên hoạt động càng lâu dài, giấy tờ, sổ sách càng lớn và phức tạp. Chúng có thể là giấy tờ hành chính, tài liệu kinh doanh, hồ sơ nhân sự hay chứng từ tài chính, chương trình đào tạo,…
Phân loại, đóng gói hồ sơ trong văn phòng là quy trình sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ gọn gàng, khoa học. Những tài liệu cùng nội dung, chủ đề được phân bổ đồng nhất cùng một không gian, vị trí sao cho thích hợp.
Việc phân loại, đóng gói hồ sơ này không hề đơn giản, dễ dàng mà đòi hỏi người thực hiện phải có bí quyết. Quy trình càng chặt chẽ thì hệ thống tài liệu của công ty sẽ càng được chuyên nghiệp hơn, góp phần nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả.
2. Lợi ích tuyệt vời của việc phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng
Khi có kinh nghiệm phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng, bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Chẳng hạn như:
-
- Giảm thiểu tối đa rủi ro thất lạc: Khi hồ sơ được lưu trữ đúng chỗ, bạn sẽ biết đích đến nhanh chóng, hạn chế tối đa việc lấy nhầm mất thời gian.
- Gia tăng năng suất làm việc: Nhân viên cần tài liệu gì dễ dàng tìm kiếm được tài liệu đó. Từ đó giúp toàn bộ nhân sự công ty tiết kiệm tối đa công sức, nâng cao năng suất làm việc hiệu quả hơn.
- Bảo mật an toàn thông tin cao: Bên cạnh đó, các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng nhờ việc phân loại đóng gói hồ sơ mà bảo mật tốt hơn. Những nhân viên không có phận sự sẽ không phải vô tình nhầm lẫn và phát hiện hồ sơ mật có ảnh hưởng đến “vận mệnh” công ty.
3. Quy trình đóng gói và phân loại hồ sơ đúng chuẩn khoa học
Một quy trình phân loại, đóng gói hồ sơ đúng chuẩn, hiệu quả sẽ bao gồm 3 bước đầy đủ sau đây. Bạn có thể tham khảo và thử áp dụng thực tế cho bản thân:
3.1. Xác định kế hoạch rõ ràng trước khi đóng gói
Đầu tiên trong bước này, bạn nên xác định rõ ràng mình sẽ tiến hành đóng gói, phân loại hồ sơ nào. Sau đó, bạn hãy lên kế hoạch làm sao để sắp xếp chúng thật gọn gàng, ngăn nắp, phù hợp khu vực làm việc nhất.
Việc này sẽ giúp quy trình phân loại hay đóng gói của bạn diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn. Bạn chỉ việc làm theo kế hoạch sẵn có, không cần những khoảng dừng để suy nghĩ đầy rắc rối, phức tạp.
Đừng quên lựa chọn dụng cụ hỗ trợ để việc phân loại được dễ dàng, hiệu quả hơn. Ví dụ như thùng carton, nhãn dán, bìa hồ sơ, loại tủ bảo quản hồ sơ, màng co, miếng bọt khí, băng dính,…
3.2. Bắt tay vào phân loại hồ sơ, giấy tờ
Khi đã có kế hoạch, giờ đây bạn cần bắt tay ngay vào việc sắp xếp giấy tờ, tài liệu theo từng lĩnh vực riêng. Tùy theo cách hoạt động của từng doanh nghiệp mà cách phân loại có thể được áp dụng khác nhau, chẳng hạn:
- Phân loại hồ sơ theo chức năng: Giấy tờ tài chính, văn bản hành chính, chứng từ nội bộ, hợp đồng kinh doanh,…
- Phân loại hồ sơ theo mốc thời gian lưu trữ: Hồ sơ ngắn hạn, hồ sơ dài hạn, hồ sơ đã cũ hết giá trị sử dụng.
- Phân loại hồ sơ theo phòng ban, bộ phận: Bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận nhân sự, hồ sơ của phòng giám đốc,…
Ngoài ra, bạn cũng nên thực hiện chọn lọc và loại bỏ một số hồ sơ không còn cần thiết đối với công ty. Đồng thời, bạn có thể đề xuất với cấp có thẩm quyền tiến hành tiêu hủy để tiết kiệm không gian lưu trữ, thời gian sắp xếp.
3.3. Tiến hành đóng gói hồ sơ cho văn phòng
Trong quá trình đóng gói hồ sơ, những công việc này sẽ giúp bạn thực hiện khoa học và chặt chẽ hơn:
- Hồ sơ của các bộ phận, phòng ban phân bố theo từng thùng carton có băng dính tránh nhầm lẫn.
- Giấy tờ, tài liệu hành chính của công ty sắp xếp hợp lý, gọn gàng hạn chế việc thất lạc, mất mát.
- Các chứng từ, thông tin mật về tài chính cần đóng gói và bảo quản kỹ càng, niêm phong thận trọng, lưu trữ an toàn.
- Đặc biệt, tất cả tài liệu, hồ sơ đều nhất định phải có nhãn dán ghi chú thông tin chi tiết, đầy đủ.
- Cuối cùng, bạn đừng quên đóng gói vừa đủ khối lượng để đảm bảo việc vận chuyển dễ dàng, tránh quá tải rơi vỡ, hư hỏng đồ đạc, giấy tờ. Thùng đựng hồ sơ cũng có kích thước phù hợp, vừa vặn để giúp việc sắp xếp hồ sơ vào dễ dàng hơn, đảm bảo di chuyển thuận tiện.
4. Lưu ý quan trọng khi phân loại, đóng gói hồ sơ
Khi tiến hành phân loại, đóng gói hồ sơ, bạn đừng quên lưu ý một vài điểm quan trọng sau:
- Luôn sử dụng những vật dụng, thùng chứa hồ sơ chuyên dụng chất lượng cao để bảo vệ đồ đạc không rơi vỡ.
- Khi đóng gói, những tài liệu nặng nên để phía dưới, hồ sơ nhẹ để bên trên đảm bảo ít hư hỏng khi vận chuyển.
- Bên cạnh đó, bạn nhớ cần đảm bảo hồ sơ luôn trong tình trạng khô ráo, an toàn, đề phòng đặt ở những nơi ẩm ướt, dễ bị thấm nước.
- Nhất định phải có người thực hiện việc kiểm kê bằng biên bản rõ ràng, chính xác trước và sau phân loại, đóng gói. Điều này giúp bạn biết được quá trình thực hiện có làm hư hỏng, thất lạc hồ sơ, tài liệu nào không, từ đó tìm biện pháp xử lý hiệu quả, kịp thời.
- Cuối cùng, bạn đừng quên đảm bảo tuyệt đối tính bảo mật đối với những thùng tài liệu nhạy cảm, hạn chế người tiếp xúc.
5. Kinh nghiệm phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng từ chuyên gia
Ngoài những kinh nghiệm phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng trên, các chuyên gia từ thực tế còn khuyên bạn nên:
- Để tiết kiệm thời gian và chi phí phân loại, đóng gói bạn có thể huy động sự tham gia của nhiều nhân sự. Nhân viên bộ phận nào sẽ sắp xếp, đóng gói hồ sơ của bộ phận đó, từ cá nhân đến tập thể. Như vậy vừa đơn giản, dễ dàng, lại khoa học và ít sai sót, nhầm lẫn hơn vì ai cũng hiểu rõ tài liệu, hồ sơ của bộ phận mình làm việc.
- Nếu có thể bạn cũng nên sử dụng thêm một số phần mềm hỗ trợ quản lý hồ sơ để quy trình phân loại, đóng gói hiệu quả hơn. Các công ty có nhiều hồ sơ phức tạp, việc này sẽ giúp ích rất nhiều, tiết kiệm thời gian, chi phí tối ưu.
- Để cẩn thận hơn trong việc lưu trữ, sắp xếp lại hồ sơ bạn cũng nên lưu lại file tài liệu gốc vào không gian chuyên nghiệp. Chẳng hạn như ổ đĩa cứng, hệ thống đám mây, Google Drive, One Drive,…
Bằng những kinh nghiệm phân loại đóng gói hồ sơ văn phòng vừa chia sẻ trên, hy vọng rằng việc sắp xếp, tái lưu trữ lại giấy tờ, tài liệu tại nơi làm việc của bạn phần nào trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn. Bạn hãy áp dụng ngay các bí quyết này để quá trình quản lý tài liệu của công ty mình thêm suôn sẻ, hiệu quả.
