Doanh nghiệp của bạn đang cần dịch vụ chuyển văn phòng đến một vị trí mới để có điều kiện làm việc tốt hơn, phù hợp với quy mô hiện có của công ty. Bạn là nhân viên hành chính và được Sếp giao phó công việc thuê văn phòng. Lần đầu tiên đảm nhiệm trọng trách này và bạn không biết phải làm như thế nào?
Vậy hãy tham khảo Danh sách 20 công việc cần làm khi thuê văn phòng mới mà Phú Mỹ Express tổng hợp tại đây, dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ khách hàng thuê dịch vụ chuyển văn phòng của chúng tôi. Danh sách này sẽ giúp bạn xây dựng quá trình di dời văn phòng nhanh chóng và hiệu quả.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị thuê văn phòng
1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:
- Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
- Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
- Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
- Các yêu cầu khác: Phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà…
Xem thêm: Cách chọn thuê văn phòng có phong thủy tốt
2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:
- Thiết kế và trang trí nội thất;
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
- Di chuyển điện thoại internet;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).
4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (Rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê).
5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.
Giai đoạn 2: Thuê và di dời văn phòng
6. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê của doanh nghiệp
7. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.
Xem thêm: Top 10 tòa nhà cho thuê Văn phòng trọn gói tại TPHCM
8. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng.
9. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
10. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại
11. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất
12. Giám sát thi công nội thất
13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website…
14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng…
15. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển
16. Di chuyển điện thoại, internet
17. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
18. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên
19. Di chuyển sang văn phòng mới
Xem thêm: Dịch vụ Chuyển văn phòng chuyên nghiệp TPHCM
20. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ
Một vài yếu tố cần quan tâm khi chọn văn phòng mới
Phù hợp với doanh nghiệp
Văn phòng không chỉ là nơi đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp bạn, nó còn là nơi mà khách hàng thường xuyên lui tới. Vì thế, không gian bên trong văn phòng còn phải phù hợp với các đối tác mà công ty bạn hay tiếp đón nữa.
Nếu đối tác của doanh nghiệp là những người trẻ tuổi, một không gian văn phòng rộng rãi với tràn ngập cây xanh tỏ ra là môi trường thích hợp để lựa chọn.
Tọa lạc tại vị trí phù hợp
Văn phòng của doanh nghiệp bạn phải tọa lạc ở một địa điểm mà nhân viên, khách hàng, hay đối tác dễ dàng lui tới và làm việc. Đó là không gian xung quanh những khu phố thông thoáng, không tắc đường và ô nhiễm không khí. Đó phải là nơi có đủ không gian đỗ xe cho tất cả mọi người.
Tất nhiên, càng đắc địa, chi phí mặt bằng càng đắt đỏ. Nhưng chắc chắn sẽ góp phần giúp doanh nghiệp bạn có thể tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và nhân viên của mình.
Chi phí thuê văn phòng hợp lý
Tất nhiên, chi phí thuê văn phòng là một trong những điều kiện tiên quyết để quyết định xem bạn có lựa chọn địa điểm đó là nơi gắn bó lâu dài cho doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc nhiều vào vị trí văn phòng, diện tích mặt bằng, các tiện ích trong văn phòng (lễ tân, thang máy,…) và nhiều khía cạnh khác.
Bạn nên cân bằng giữa những lợi ích mà mình đạt được và phí thuê văn phòng để có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.
Xem thêm: Top 5 công ty cho thuê văn phòng TPHCM
Khía cạnh an ninh
Đội ngũ an ninh thường xuyên túc trực, khu lễ tân phục vụ liên tục trong 8 tiếng làm việc, bãi đỗ xe an toàn và văn minh là một trong những khía cạnh quan trọng quyết định sự lựa chọn của các doanh nghiệp trong việc gắn bó lâu dài với các tòa văn phòng.
Thông thường, khi khảo sát địa điểm cho thuê, bạn không mấy khi để ý tới những vấn đề kể trên. Mọi phát sinh chỉ xuất hiện sau từ 1 tới 2 tháng bạn làm việc tại địa điểm văn phòng mới.
Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, bạn đừng quên xem xét thật kỹ các vấn đề về an ninh tòa nhà để không phải hối hận khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.
Cơ sở vật chất, tiện ích xung quanh
Nhân viên của bạn muốn làm việc ở khu vực mà xung quanh có nhiều hàng quán để ăn trưa hay làm việc ở nơi hẻo lánh, ít các tiện ích xung quanh? Câu trả lời chắc bạn cũng nắm rõ.
Ngoài ra, những vấn đề liên quan tới cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng là những khía cạnh mà người chủ doanh nghiệp cần lưu tâm khi đặt vị trí trụ sở văn phòng về lâu về dài.
Chẳng hạn như: Chủ tòa nhà phải cung cấp điện, nước ổn định; đường truyền Internet phải nhanh; hệ thống thang máy phải đồng bộ và có hệ thống điều khiển tổng…
Hình ảnh của doanh nghiệp
Rõ ràng, việc lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp cũng giúp hình ảnh của doanh nghiệp bạn được nâng tầm lên trong mắt của đối tác, của công chúng.
Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, không gian văn phòng phải rộng lớn với nhiều cây xanh.
Với doanh nghiệp trong lĩnh vực kế toán hay ngân hàng, một tòa nhà văn phòng nhiều tầng là hợp lý để vừa tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, vừa thuận tiện cho các phòng ban trao đổi công việc.
Một phòng họp lớn
Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp bạn sẽ phải tổ chức những cuộc họp lớn với sự tham gia của nhiều phòng ban. Những phòng họp nhỏ có thể không phù hợp trong hoàn cảnh này.
Khả năng nói chuyện trực tiếp với chủ tòa nhà
Bạn phải luôn có thể liên lạc trực tiếp với chủ tòa nhà khi văn phòng có vấn đề phát sinh.
Nhiều tùy chọn khi thuê văn phòng
Chủ tòa nhà có thể sẵn lòng cho bạn thuê thêm diện tích mặt bằng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động?
Nhà gửi xe rộng rãi
Nhà gửi xe không chỉ phù hợp để đỗ xe máy mà còn đủ diện tích để đỗ các phương tiện khác như ô tô, xe đạp…
Không chi phí tiềm ẩn
Sau khi ký hợp đồng, rất có khả năng doanh nghiệp bạn sẽ phải trả nhiều khoản phí mà bạn không ngờ tới (hoặc không được liệt kê một cách rõ ràng trong hợp đồng) như phí bảo trì thang máy, các loại thuế,… Bạn nên cân nhắc kỹ vấn đề này khi đặt bút ký hợp đồng.
Xem thêm: Kinh nghiệm chuyển văn phòng
Hy vọng với danh sách 20 công việc và một số yếu tố được Phú Mỹ Express chia sẻ bên trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Bài viết được tham khảo từ Maison Office
