Một kế hoạch có tổ chức, chi tiết và suy nghĩ kỹ lưỡng sẽ giúp chiến lược kinh doanh dễ dàng thành công hơn. Nếu không tính toán cẩn thận thì công việc kinh doanh đó có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn, làm thiệt hại cả về thời gian lẫn tiền bạc.
Chuyển dọn văn phòng cũng là một trong những bước đi quan trọng của doanh nghiệp, vì thế phải có kế hoạch cũng như danh sách các việc làm để quá trình di dời diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp. Sau đây là Checklist mà Phú Mỹ Express đã tổng hợp để giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi lên kế hoạch dọn văn phòng.
Thiết lập ngân sách dành cho việc chuyển dọn và thuê công ty dịch vụ chuyển văn phòng tốt nhất
Hoạch định ngân sách
Xem xét các loại hình chuyển dọn cụ thể dành cho văn phòng: chỉ cần thuê xe tải, hay cần thuê trọn gói, đóng gói toàn bộ hay một phần, cần người thiết kế lại không gian mới, các vật tư liên quan….
Nếu công ty của bạn đang muốn di dời đến một tỉnh thành khác, hãy đảm bảo ngân sách không chỉ cho việc chuyển văn phòng và còn liên quan đến chuyển chỗ ở cho nhân viên.
Chỉ định người giám sát
Hãy phân công nhiệm vụ giám sát cho nhân viên có trách nhiệm để làm người đại diện văn phòng, phối hợp với người quản lý của phía công ty chuyển dọn.
So sánh chi phí và chất lượng dịch vụ của ít nhất 3 công ty vận chuyển
- Khi bạn so sánh giá cả, hãy nhớ so sánh các dịch vụ gia tăng, có phát sinh chi phí hay không.
- Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng về vấn đề đền bù, bảo hiểm hàng hóa, tài sản của công ty dịch vụ.
- Yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng về Người quản lý dịch vụ, có thêm chi phí khi cần người quản lý hay không và trách nhiệm của người này như thế nào.
Thuê dịch vụ chuyển văn phòng uy tín
Hãy tìm thuê một công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp mà bạn có thể tin cậy. Tại TPHCM, Phú Mỹ Express hiện đang được rất nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn nhỏ lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng bởi chất lượng vượt trội cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo.
Làm việc với Người quản lý dịch vụ chuyển văn phòng
- Người giám sát của doanh nghiệp chính là người đảm bảo các bước thực hiện của quy trình chuyển dọn diễn ra đúng theo kế hoạch, hoàn thành đúng thời gian.
- Người đại diện của 2 bên công ty sẽ cùng nhau:
- Tiến hành giới thiệu về văn phòng cũ và mới
- Thiết lập thời gian vận chuyển để đảm bảo tiến độ
- Thảo luận về sơ đồ mặt bằng văn phòng mới
- Xác định các tính năng của văn phòng cũ và mới xem chúng có ảnh hưởng đến việc vận chuyển hay không.
- Hai bên có thang máy để di chuyển đồ đạc hay không.
- Có đồ đạc nào phức tạp hay siêu nặng không?
- Có đồ đạc giá trị cao hoặc mang tính nghệ thuật như đồ mỹ nghệ, điêu khắc, đồ cổ hay không?
- Người giám sát của doanh nghiệp dịch vụ sẽ chụp ảnh và kiểm kê tất cả tài sản cần di chuyển.
- Người giám sát của doanh nghiệp sẽ làm việc với nhân viên để thiết lập kế hoạch chuyển văn phòng.
Thông báo về việc chuyển văn phòng
- Xem thêm: 5 mẹo hay thông báo chuyển văn phòng
Lên lịch cho cuộc họp thông báo với nhân viên
- Giải thích lý do chuyển văn phòng theo hướng tích cực nhất có thể
- Và khoảng thời gian này là thích hợp nhất để người giám sát của doanh nghiệp điều chỉnh lại danh sách cần kiểm tra khi di chuyển dựa trên phản hồi của nhân viên
Gửi thư thông báo đến các đối tác công việc cũng như khách hàng thân thiết
Có thể trong nội dung E-mail bao gồm một vài chi tiết sau:
- Một lý do ngắn gọn cho việc chuyển dọn văn phòng theo hướng tích cực.
- Địa chỉ và số điện thoại mới, ngày đóng cửa văn phòng hiện tại, ngày bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới.
- Thông báo thời gian nhừng hoạt động để đối tác hay khách hàng sắp xếp công việc.
- Sử dụng cơ hội này để nâng cao sự thân thiết và cho họ thấy doanh nghiệp của bạn đang thật sự chăm sóc khách hàng chu đáo.
Thông báo cho người quản lý mặt bằng hiện tại
- Hãy thông báo bằng văn bản cho người chủ mặt bằng rằng bạn sẽ chuyển văn phòng đến một vị trí mới.
- Chi tiết ngày giờ cuối cùng sử dụng mặt bằng này.
- Xem lại hợp đồng cho thuê hiện tại của bạn và đặc biệt là các yêu cầu và thỏa thuận khi chuyển đi.
Thông báo trên các kênh mạng xã hội
Đặt banner lên trang web của bạn hoặc viết các bài viết trên các kênh mạng xã hội của doanh nghiệp như Fanpage, Twitter, Instagram… về việc di dời văn phòng, bao gồm ngày mở cửa văn phòng mới, địa chỉ mới và thông tin liên hệ.
Chú ý các vấn đề về hệ thống công nghệ cho doanh nghiệp
Hãy chỉ định nhân viên IT của doanh nghiệp bạn hoặc thuê một team IT có kỹ năng để làm một số việc liên quan đến hệ thống công nghệ khi chuyển dọn:
- Sao lưu tất cả dữ liệu và các tệp quan trọng trước khi chuyển dọn
- Thiết lập một giao thức để sao lưu đối với các dữ liệu nhảy cảm và bí mật
- Xem lại cơ sở hạ thầng IT tại văn phòng hiện tại
- Thiết kế lại hệ thống IT tại văn phòng mới
- Cài đặt và lắp ráp máy móc, điện thoại, hệ thống IT tại văn phòng mới
- Thay đổi và phổ biến mật khẩu cần thiết.
- Sẵn sàng có mặt trong suốt quá trình chuyển văn phòng để khắc phục sự cố nếu có.
Quản lý hàng tồn kho và nội thất
Cần lên kế hoạch cách bố trí văn phòng mới, thuê chuyên gia thiết kế nếu cần thiết
- Tổ chức lại các khu vực phòng ban, khu vực tiếp tân, khu vực riêng tư và phòng tiếp khách…
- Thiết kế sơ đồ mặt bằng và cung cấp bản sao cho Người quản lý dịch vụ chuyển văn phòng nếu có thể.
- Phối hợp với đội nhóm IT cho các vị trí ổ điện…
Xây dựng kế hoạch và tiến trình để tạm ngừng hoạt động tại văn phòng hiện tại
- Liệt kê tất cả đồ vật cần nâng cấp hoặc thay thế
- Có thể mang đi thanh lý, quyên góp hoặc vứt bỏ.
- Xác định những hạng mục, thiết bị nào sẽ cần được tháo rời và lắp ráp một cách chuyên nghiệp.
Chuẩn bị các vật tư đóng gói cần thiết
- Hầu hết các đơn vị dịch vụ chuyển dọn chuyên nghiệp sẽ cung cấp đầy đủ vật tư liên quan cho nhân viên của doanh nghiệp. Nếu không, hãy đảm bảo có sẵn đầy đủ thùng carton, băng keo, bọc xốp nếu nhân viên tự đóng gói đồ đạc làm việc của họ.
- Hãy chia sẽ cách đóng gói đồ đạc khoa học nhất và dán nhãn để tránh việc thất thoát đồ đạc.
- Xác định xem có nên thuê kho để lưu trữ các vật tư hồ sơ, hàng hóa… hay không văn phòng mới không đủ không gian hoặc đang trong thời gian đợi chuyển đến địa điểm mới.
Một tháng trước khi di dời
Các tiện ích văn phòng
- Lên lịch ngày giờ tạm dừng các tiện ích cho văn phòng hiện tại của bạn. Hỏi người chủ tòa nhà, văn phòng mới các tiện ích sẵn có để bạn có thể chủ động được việc thiết lập nơi làm việc mới: có đường truyền internet chưa? điện thoại, máy gửi fax? Dịch vụ vệ sinh, dọn rác…
Thay đổi địa chỉ
- Thông báo thay đổi địa chỉ cho các dịch vụ nhận thư, giao hàng.
- Các ngân hàng, tổ chức tài chính, ủy ban thuế…
- Thông báo đến các nhà cung cấp, đối tác, khách hàng….
- Thay đổi địa chỉ trên Google Maps, và các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook….
Một số chú ý khác
- Thông báo cho nhân viên ngày giờ họ cần hoàn thành công việc và thu dọn bàn làm việc
- Ngày cuối cùng làm việc tại văn phòng cũ
- Ngày làm việc đầu tiên tại văn phòng mới
- Đưa ra thông báo bằng văn phòng trong 30 ngày để kết thúc các hợp đồng tại văn phòng cũ của bạn như dịch vụ vệ sinh, hợp đồng internet…
Một tuần trước ngày chuyển văn phòng
- Người giám sát của doanh nghiệp sẽ xem xét tình trạng sẵn sàng di dời của tất cả nhân viên
- Cùng với đó là kiểm tra kỹ lưỡng không gian văn phòng mới, chụp ảnh để ghi lại tình trạng không gian văn phòng mới.
- Đảm bảo các tiện ích tại địa điểm mới đã đi vào hoạt động, khu vực phòng ban đã được vệ sinh sạch sẽ, gắn sơ đồ mặt bằng lên trên đường.
- Xác nhận ngày giờ chuyển dọn với công ty dịch vụ:
- Giờ nào bắt đầu làm việc
- Giờ nào bắt đầu chuyển đồ đạc vào văn phòng mới
- Ở hai đầu, ai là người hướng dẫn việc chuyển dọn…
- Chuyển dần và gỡ bỏ các bảng hiệu tại văn phòng cũ
- Lên lịch kiểm tra lần cuối tại văn phòng hiện tại cùng với người cho thuê.
Ngày trước khi di dời
- Đảm bảo tất cả đồ đạc, tài sản đã được đóng gói.
- Thu thập lại thẻ an ninh văn phòng, chìa khóa, thẻ giữ xe và các vật dụng khác của nhân viên tại văn phòng cũ để trả lại.
- Kiểm tra và xác nhận rằng hệ thống IT tại văn phòng mới đã được cài đặt và đang hoạt động.
Ngày chuyển dọn văn phòng
- Nhóm quản lý IT có mặt tại văn phòng sẵn sàng khắc phục sự số
- Cung cấp đồ uống, trà, cà phề, đồ ăn nhẹ cho nhân viên doanh nghiệp và nhân viên dịch vụ chuyển dọn
- Người giám sát chỉ dẫn nơi sắp xếp, lắp đặt các đồ đạc nội thất nếu có, các tủ hồ sơ…
- Lắp đặt bảng hiệu, số nhà…
- Hoàn tất, doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ nghiệm thu, kiểm tra toàn bộ tài sản và tiến thành thanh lý hợp đồng, thanh toán chi phí.
- Cảm ơn và có thể, hãy boa một một phần nhỏ để cảm ơn, động viên người chuyển dọn.
Sau ngày chuyển dọn văn phòng
- Người giám sát của doanh nghiệp xem xét và kiểm tra lại toàn bộ phòng ban đã đúng vị trí theo kế hoạch hay chưa.
- Nhân viên IT phổ biến mật khẩu wifi, máy tính… và có mặt để khắc phục sự số.
- Nhân viên văn phòng kiểm tra lại chỗ ngồi, đồ đạc làm việc cá nhân và chạy thử máy tính, thiết bị…
- Mở tiệc ăn mừng nho nhỏ và tận hưởng nơi làm việc mới nào!!!!
Một đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp có thể đảm bảo việc chuyển dọn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Liên hệ ngay với Dịch vụ Chuyển văn phòng Phú Mỹ Express để được tư vấn, khảo sát hoàn toàn miển phí và báo giá tốt nhất dành riêng cho bạn.
