Nếu doanh nghiệp bạn đã quyết định chuyển văn phòng, việc đầu tiên cần được ưu tiên là lập kế hoạch chuyển văn phòng sao cho hiệu quả và khoa học nhất.
Nếu bạn chưa biết cách lên kế hoạch chuyển dọn văn phòng sao cho hiệu quả thì hãy tham khảo bài viết này nhé. Những kinh nghiệm dưới đây được chuyên gia lĩnh vực chuyển văn phòng trọn gói Phú Mỹ Express đã tổng hợp lại.
Chi tiết cách lập kế hoạch chuyển dọn văn phòng
Việc lên kế hoạch di dời văn phòng nghe đơn giản nhưng thực tế sẽ phát sinh vô số vấn đề và những điều cần phải làm. Một bản kế hoạch chuyển văn phòng càng chi tiết thì càng thuận lợi cho việc di dời văn phòng hơn, và vẫn đảm bảo không làm thất lạc đồ đạc, tài liệu, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Giai đoạn nhận quyết định chuyển văn phòng
Tìm kiếm, lựa chọn văn phòng phù hợp: Tùy thuộc vào diện tích, vị trí địa lý, yếu tố con người mà giá thuê văn phòng sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, giá thuê ngày càng cao, để tìm được văn phòng phù hợp cần phụ thuộc ngân sách và cần có một team có nhiệm vụ đi tìm văn phòng và thương lượng giá,..thời gian có thể mất vài tháng.
Chuẩn bị các thủ tục chuyển văn phòng: Sau khi tìm được văn phòng phù hợp, việc tiếp theo là tiến hành làm các thủ tục như khai báo, đăng ký lại thông tin cần thay đổi của doanh nghiệp tại các cơ quan chức năng liên quan.
Giai đoạn lập kế hoạch chuyển dọn văn phòng
Phân công nhiệm vụ: Việc quan trọng đầu tiên trong kế hoạch chuyển văn phòng là phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên, điều này sẽ giúp tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm.
Đầu tiên cần xác định một Leader cho toàn bộ kế hoạch chuyển dọn văn phòng. Người chịu trách nhiệm chung này sẽ dựa theo checklist để phân công nhiệm vụ cho từng nhóm bộ phận, đồng thời phải có trách nhiệm giám sát mọi việc để kế hoạch luôn đúng tiến độ.
Chọn ngày tốt chuyển văn phòng: Để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như không gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Thời điểm chuyển văn phòng tốt nhất là vào các ngày cuối tuần.
Thông báo việc di dời văn phòng: Đây là việc rất quan trọng và không thể lơ là. Những đối tượng cần được thông báo:
- Dịch vụ chuyển phát nhanh, các đơn vị báo chí.
- Các cơ quan liên quan như thuế, công an địa phương.
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ điện thoại, internet.
- Thông báo cho đối tác và khách của bạn thông qua mail hoặc các phương tiện truyền thông để họ biết rằng bạn đã di dời văn phòng đến một địa chỉ cụ thể nào đó.
Điều chỉnh thông tin địa chỉ mới: Địa chỉ của văn phòng rất quan trọng, chúng gắn liền với nhiều thông tin của doanh nghiệp, việc cập nhật ngay địa chỉ mới cần được thực hiện ngay sau khi chuyển văn phòng. Địa chỉ trên website, card visit, hồ sơ doanh nghiệp,…cần được cập nhật ngay.
Kiểm kê đồ đạc và thiết bị: Khi chuyển sang văn phòng mới, không phải tất cả mọi đồ đạc đều được chuyển sang văn phòng mới. Trong công đoạn này, việc cần làm là xác định những đồ đạc, thiết bị nào còn hữu dụng để mang đi và những đồ không hữu dụng sẽ thanh lý toàn bộ.
Thanh lý đồ dùng không còn sử dụng: Sau khi sàn lọc, phân loại những đồ dùng không còn sử dụng đến thì vấn đề tiếp theo là rao bán thanh lý chúng để giảm thiểu số lượng đồ đạc cần chuyển sang văn phòng mới. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cũng như công sức di chuyển.
Lựa chọn, liên hệ dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói: việc đóng gói, di dời văn phòng sang địa điểm mới là việc tốn khá nhiều thời gian và công sức. Do đó, để tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, các doanh nghiệp nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, việc của bạn chỉ là giám sát, mọi vấn đề như đóng gói, bốc xếp, vận chuyển đều đã có đơn vị chuyển văn phòng xử lý.
Phú Mỹ Express là công ty chuyển văn phòng trọn gói, với trên 6 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển dọn văn phòng, chuyển nhà chuyên nghiệp. Đa phục vụ rất nhiều đối tác lớn như: F88, Vietnam Airline, Vietcombank, ACB, Pepsico,…Xem thêm tại đây
Nếu doanh nghiệp bạn lập kế hoạch chuyển văn phòng càng kỹ lưỡng và chi tiết, thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất khoản chi phí, cũng như rút ngắn được thời gian chuyển dọn văn phòng mà không ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc.
Những lưu ý khi thuê và chuyển văn phòng
- Nên dành nhiều thời gian để khảo sát, tìm hiểu và chọn lọc các văn phòng phù hợp.
- Phải lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể, tránh qua loa.
- Liên hệ sớm với các đơn vị thi công nội thất văn phòng.
- Cần cử người giám sát quá trình chuyển văn phòng.
